Touchkasse nach GoBD mit GDPdU-Export

Kassensystem mit GDPdU GoBD

Unser Kassensystem entspricht den Anforderungen der GDPdU, GoBD und GoBS und verfügt über eine GDPdU-Schnittstelle. Die ausgelagerten Daten können dem Finanzamt zur Prüfung bereitgestellt werden.

Somit werden die Risiken von Verfahrensfehlern reduziert und damit auch der mögliche Verlust der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Riskieren sie keine Steuerzuschätzungen oder im schlimmsten Fall die Einleitung von Steuerstrafverfahren.

Hier noch einige Erklärungen zur GDPdU und zur digitalen Betriebsprüfung:

Digitale Betriebsprüfung (GDPdU-Schnittstelle)

Hinter der Abkürzung „GDPdU“ (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) verstecken sich seit 2002 die Anwendungsregelungen zur Umsetzung der Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungssysteme der Unternehmen seitens der Finanzverwaltungen im Rahmen von Betriebsprüfungen. Hierbei sind alle relevanten Geschäftsunterlagen für die Prüfer von Interesse. Der Gesetzgeber schreibt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Dokumente wie Jahresberichte, Bilanzen und Buchungsbelege vor. Ab 2007 werden digitale Betriebsprüfungen bundesweit umfassend durchgeführt. Seit 2016 wird sehr intensiv digital geprüft, jedoch in jedem Bundesland unterschiedlich. Die Länder Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen spielten eine Vorreiterrolle.

An der digitalen Prüfung führt kein Weg mehr vorbei. Es wird kein Zurück zur analogen Prüfung geben, unter anderem auch, weil sich die digitale Prüfung international durchsetzt.

Ablauf einer digitalen Betriebsprüfung

Erste Phase: Steuerprüfer holt Informationen über Struktur der Buchhaltung ein

Als erster Schritt der Steueraußenprüfung wird dem Unternehmen eine Prüfungsanordnung von den zuständigen Finanzbehörden zugeschickt. Diese enthält Anlagen und Fragebögen, die dem Steuerprüfer einen Überblick über die IT-Umgebung im Unternehmen verschaffen sollen. Da in deutschen Betrieben sehr verschiedene und unterschiedlich komplexe IT-Systeme zur Buchhaltung und Warenverwaltung (auch steuerrelevante Vorsysteme) verwendet werden, müssen sich Prüfer erst in den firmeneigenen Aufbau des digitalen Rechnungswesens einarbeiten. Zudem geht es in dem Fragebogen um allgemeine Sachverhalte der steuerrelevanten Prozesse. Darum werden Informationen zur Archivierung und zu organisatorischen Abläufen angefordert.

Die Fragebögen der Finanzbehörden fallen inhaltlich und formal sehr unterschiedlich aus, da die Steuerprüfung vom jeweiligen Bundesland geregelt wird.

Zweite Phase: Zugriff auf die Geschäftsdaten

Der Zugriff auf die Daten kann in drei unterschiedlichen Varianten erfolgen. Möglich sind der unmittelbare, der mittelbare Zugriff oder die Datenträgerüberlassung. Aktuell erfolgen ca. 80 % der Betriebsprüfungen in Form der Datenüberlassung (Z3), in Kleinbuchhaltungen kommt diese fast ausschließlich vor. Dabei werden dem Steuerprüfer vom Unternehmen steuerlich relevante Daten auf einem Datenträger ausgehändigt. Lediglich 20 % der Prüfungen greifen unmittelbar (Z1) oder mittelbar (Z2) mithilfe der unternehmenseigenen Hard- und Software auf die gespeicherten Daten zu.

Abgefragt werden in der Regel Daten über Kreditoren, Debitoren, Sachkonten und Journale, Offene-Postenlisten zum Stichtag, Bilanzen usw. eines oder mehrerer Wirtschaftsjahre. Unter Nutzung der Prüfsoftware IDEA identifizieren die Prüfer Schwerpunkte des Vorgangs und beginnen, die Daten auf Plausibilität zu überprüfen. Erscheint das Unternehmen unauffällig, wird der Prüfer in der Regel zu Beginn das Journal oder die Kontoblattbuchungen in Augenschein nehmen. Dabei werden zuerst alle Soll- und Haben-Buchungen beiden Plausibilitätsroutinen unterzogen. So werden Konten aufsummiert, auffällige Umsätze ermittelt und Rechnungen nach fortlaufenden Nummern untersucht.

Das Unternehmen hat die Daten unverzüglich bereitzustellen. Ein Zeitraum von 2 bis 3 Wochen (in Einzelfällen auch nur eine Woche) bleibt dem Unternehmen, um Daten aufzubereiten, sie auf einen akzeptierten Datenträger zu speichern und sie schließlich dem Prüfer zukommen zu lassen.

Dritte Phase: Nachreichung von Belegen

Schließlich kommt der Betriebsprüfer mit einer Liste von Fragestellungen auf das Unternehmen zurück. Es wird versucht, die Sachverhalte im Gespräch zu klären. Im Zweifel müssen weitere Belege zum Nachweis erbracht werden. Im Zuge letzter Analysen, wie zum Beispiel zum Abgleich von Konten, greift der Prüfer oftmals direkt oder mittelbar mit einem Mitarbeiter des Unternehmens auf das betriebsinterne System zu. Insgesamt kombiniert die Finanzverwaltung somit mehrere Zugriffsmöglichkeiten.

Vor einigen Jahren wurden dem Prüfer die Datenträger einfach ausgehändigt. Heute stellt der Prüfer aufgrund von Verständnisproblemen zahlreiche Fragen zu den Daten und ihrer Anordnung. Wenn der Betriebsprüfer etwas bezüglich der Anordnung der Daten nicht versteht, hat der Steuerpflichtige darauf zu reagieren. Dies wird auch in Zukunft eine große Herausforderung sein. Die Softwarehersteller haben zwar die technischen Voraussetzungen für die Datenextraktion geboten, doch inhaltlich haben sie bis dato sehr wenig bereitgestellt, um die Nachweise im Zweifel erläutern zu können. Das heißt, es gibt keine Dokumentation über Datenmodelle, Ausnahmefälle, Summierungen und Gruppierungen in Datensätzen. Für solche Fälle bietet es sich an, die Prüfsoftware IDEA zu beschaffen, um selbst eine Betriebsprüfung simulieren zu können und zu klären, was im Zweifelsfall vom Unternehmen gefordert werden kann.


Kassensystem mit (fast) beliebig vielen Warengruppen und Artikeln

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